التجهيز الأول للنظام — الترتيب المقترح

للحصول على أدق نتائج مالية وتقارير خالية من المفاجآت، ننصح بترتيب التجهيز التالي في أول استخدام:

1. راجع مستخدمي النظام وصلاحياتهم (قسم الإعدادات والأمان 09 — المستخدمون والصلاحيات، وبطاقة «المستخدمون والصلاحيات» 09-1): أضف مستخدمَ مدير أو استقبال برمز دخول خاص بكل منهما إن لزم. الرموز فريدة ولا يجوز تكرارها، ويمكنك لاحقاً تحرير أي مستخدم من الاسم حتى الرمز (نافذة «تحرير مستخدم» 09-6).
2. املأ بيانات الملف التعريفي للشركة (قسم الإعدادات والأمان 09 وأعلى شاشة الإعدادات 09): اسم المؤسسة/المالك، العنوان الرئيسي، وهاتف التواصل أو الإيميل — يظهر اسم المنشأة في ترويسة التقارير الطباعية وفي كل سند وفاتورة تطبعها.
3. تحقق من العملات وأسعار الصرف (فصل الإعدادات المفصلة وبطاقة «إدارة العملات وأسعار الصرف» 09-2): الدولار هو العملة الأساسية، والليرة السورية موجودة افتراضياً. حدّث سعر الصرف قبل أول عملية مالية ليُوثَّق السعر الصحيح مع عملياتك.
4. صمّم قوالب رسائلك وقواعد التنبيه (بطاقة «قوالب الرسائل وقواعد التنبيه التلقائي» 09-7): عدّل قوالب الواتساب الافتراضية بأسلوبك، واضبط قواعد التنبيه (قبل كم يوم من الاستحقاق أو الانتهاء، وبأي أولوية).
5. ابنِ كتالوج الخدمات (قسم كتالوج تعريف الخدمات 04 ونافذة «إنشاء تعريف خدمة جديد» 04-1 ومصمم الحقول المخصصة داخل نموذج الخدمة 04-2): أضف التصنيفات، ثم تعريفات الخدمات (نمط التنفيذ، طريقة الفوترة، المدة الافتراضية)، وصمّم الحقول المخصصة لكل خدمة (مثل اسم النطاق المستضاف).
6. سجّل العملاء (قسم دليل وسجل العملاء 02 ونافذة «إضافة تسجيل عميل جديد» بجميع الحقول 02-1 ومعالج «استيراد دفعة جهات» 02-4): يدوياً عبر نموذج الإضافة، أو دفعة واحدة باستيراد جهات الاتصال (vCard/CSV/نص حر) مع كشف المكرر تلقائياً.
7. فعّل الخدمات للعملاء (قسم اشتراكات وعقود العملاء 05 ونافذة «تفعيل خدمة جديدة لعميل» 05-1): عند التفعيل يولّد النظام دورة التنفيذ الأولى ومطالبتها المالية تلقائياً.
8. سجّل المقبوضات من ملفات العملاء (قسم دليل وسجل العملاء 02 ونافذة «قبض دفعة مالية جديدة من العميل» 02-3) ومصاريف الشركة من شاشة الحركات المالية (قسم الحركات المالية علينا ولنا 06 ونافذة «تسجيل فاتورة/مصروف مستحق علينا» 06-4)، واطبع سند قبض لكل عملية (معاينة طباعة «سند قبض رسمي» 06-9).
9. (جديد 1.4.0) إن كان لعملك شركاء، أضفهم ونِسَب حصصهم من تبويب «الشركاء وتوزيع الأرباح» (نافذة «إضافة / تحرير شريك» 06-16)، واضبط لكل عميل رصيده الافتتاحي إن وُجد من تبويب «كشف الحساب والتسويات» (نافذة «الرصيد الافتتاحي» 06-20).
10. شغّل فحص التنبيهات وولّد رسائل الواتساب (قسم التنبيهات وقوالب واتساب 07 وصندوق المراسلات بتبويباته الثلاثة 07 ولوحة «توليد وصياغة محتوى الرسالة المتطابقة» 07-1)، واطبع التقارير وكشوف الحساب عند الحاجة (قسم التقارير الموثقة وكشوف الحساب 08 وكشف حساب عميل A4 08-1 وتقرير أعمار الديون 08-3).